So sánh Microsoft Teams và Zoom và su thế lựa chọn của các trường đại học?

Microsoft Teams và Zoom đều đang là 2 đại diện xứng tầm trong thế giới UCaaS (Unified communications as a service) với chức năng cốt lõi là mang lại giải pháp giao tiếp, làm việc nhóm trực tiếp từ đám mây.

Bỏ xa các nền tảng ứng dụng UC (Unified communications) đang ngày càng mai một ví dụ như Skype, Microsoft Teams so với Zoom đang có sự phát triển nhanh chóng trong vài năm qua, tích lũy một số lượng tính năng và người sử dụng ấn tượng.

Vậy làm thế nào để bạn quyết định giữa Microsoft Teams và Zoom? Bài viết sau sẽ so sánh cả 2 ứng dụng dựa trên một vài khía cạnh mà người dùng quan tâm dưới đây:

Định nghĩa Microsoft Teams và Zoom

Trước khi đi vào so sánh, cùng tìm hiếu sơ lược về bản chất của 2 phần mềm công nghệ này:

1. Zoom là gì?

Zoom với tên đầy đủ là Zoom Video Communications, là một công ty dịch vụ hội nghị từ xa của Mỹ có trụ sở tại San Jose, California. Công ty cung cấp dịch vụ hội nghị từ xa kết hợp với hội nghị video, hội họp trực tuyến, trò chuyện và công tác trên thiết bị di động.

Phần mềm này còn có thể quay video HD, thu âm và nhiều chức năng khác cũng như hỗ trợ số lượng người tham gia lên đến 1.000 người (số lượng người tham gia còn tùy thuộc vào gói Zoom mà bạn cần chi trả). 

2. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là sự cộng tác toàn diện trong chuỗi công việc của Microsoft cộng với nền tảng truyền thông hợp nhất – kết hợp các cuộc họp, trò chuyện, cuộc gọi và chia sẻ tệp với ngăn xếp ứng dụng Office 365 để mang mọi người lại với nhau trong một không gian làm việc chung.

So sánh Microsoft Teams và Zoom dựa trên 5 đặc điểm

1. Tính năng

Khi nói đến các tính năng, cả Zoom và Team đều cho phép họp trực tuyến, trò chuyện, gọi thoại, chia sẻ màn hình và chia sẻ tệp.

Sự khác biệt rõ nét giữa 2 ứng dụng chính là sự tích hợp của Teams với các ứng dụng Office cũng như các ứng dụng khác trong Microsoft.. Điều này cho phép Microsoft Teams thực sự trở thành một “cửa hàng tổng hợp” cho nhiều tổ chức, giúp doanh nghiệp cộng tác liền mạch, sao lưu, tìm kiếm tệp và làm được nhiều hơn nữa chứ không chỉ gọi thoại, gọi video.

Microsoft đã xác nhận rằng họ sẽ mở rộng số lượng người tham gia trên màn hình từ 9 lên 49, phù hợp với giới hạn hiện tại mà Zoom đưa ra.

2. Giao diện người dùng

Giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng thực sự là khía cạnh Zoom vượt trội hơn Microsoft Teams.

Tất cả người dùng Zoom đều hài lòng với giao diện đơn giản và khả năng giúp người dùng cuối thiết lập, sử dụng mà không cần đào tạo hoặc hỗ trợ CNTT.

Microsoft Teams đặt ra một thách thức lớn hơn khi người dùng cần bắt kịp tốc độ về cách tương tác trong các kênh và Nhóm khác nhau, kết hợp chia sẻ tệp và cũng như tất cả các ứng dụng Office 365 khác được đưa vào Nhóm. Teams cũng tích hợp đầy đủ chức năng cộng tác các luồng công việc, cho phép nó cung cấp khả năng sử dụng nhiều hơn và giá trị đem lại cũng tốt hơn so với Zoom. Chính vì vậy, giao diện của Microsoft có phần phức tạp hơn.

3. Hệ thống phòng chat

Rooms là một trong những điểm khác biệt của Teams và Zoom khi được lắp đặt trong một tổ chức.

Cả hai đều cung cấp tính năng quản lý thiết bị, cải tiến cảm ứng, trải nghiệm đồng hành với thiết bị di động và hỗ trợ phòng màn hình kép. Cả hai cũng cung ứng phần cứng cao cấp, khả năng điều khiển cảm ứng và gán tài khoản cho một phòng thay vì cho một cá nhân.

Trong khi Zoom có ​​thêm lợi ích là đếm số người thì Teams có tính năng phát hiện vùng lân cận. Một vài điểm khác biệt khác:

Zoom Rooms:

         Nhiều tùy chọn phần cứng và tùy chỉnh

         Giao diện điều khiển cảm ứng trực quan & mạnh mẽ

         Tùy chọn chia sẻ nội dung linh hoạt

         Nhiều camera hoặc chuyển đổi camera

         Giao diện web để quản lý

Team Rooms:

         Đi kèm với các ứng dụng Microsoft 365

         Không có đăng ký bổ sung cho Teams Rooms

         Chia sẻ màn hình dễ dàng

         Yêu cầu kiểm soát màn hình

4. Chi phí

Microsoft Teams và Zoom đều có các phiên bản miễn phí, nhiều tính năng nâng cao hơn chỉ có trong các gói trả phí.

Phiên bản miễn phí của Microsoft Teams bao gồm trò chuyện và cộng tác (có giới hạn), các ứng dụng và dịch vụ năng suất, cuộc họp và cuộc gọi cũng như bảo mật. Hai tính năng lớn không có trong bản miễn phí là  các công cụ quản trị và hỗ trợ 24/7 của Microsoft.

Phiên bản miễn phí của Zoom bao gồm các cuộc họp có thể chứa tới 100 người tham gia (với giới hạn 40 phút đối với cuộc họp nhóm), cuộc họp 1: 1 không giới hạn, hỗ trợ trực tuyến, cũng như các tính năng hội nghị qua video và web, tính năng cộng tác nhóm và bảo mật.

Các gói có phí của Microsoft 365 và Zoom không chênh lệch quá nhiều.

5. Khả năng tích hợp

Đây là một yếu tố quan trọng khi cần cân nhắc giữa Microsoft Teams và Zoom.

Tích hợp là một phần quan trọng trong cốt lõi dịch vụ của nhiều phần mềm trong không gian UCaaS. Ngoài ra, người dùng hiện nay có tâm lý sử dụng nhiều giải pháp trong một nhằm giúp họ tiết kiệm thời gian và tiền bạc hơn.

Điểm mạnh lớn nhất của Microsoft Teams là khả năng là tích hợp chặt chẽ với nhiều ứng dụng, tích hợp các ứng dụng Office, ngoài ra có hơn 70 tích hợp cho Microsoft Teams bao gồm các tùy chọn quản lý vé, khảo sát, thời tiết, tin tức,…

Trong trường hợp của Microsoft, họ có riêng các ứng dụng cho nhiều nhiệm vụ khác nhau và cũng có sẵn khả năng tích hợp với ứng dụng bên thứ ba. Mặt khác, Zoom thường thêm tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba. Một ví dụ tuyệt vời về điều này là cách Zoom và Slack hoạt động cùng nhau. Ngoài tích hợp Slack, Zoom có ​​hơn 100 tích hợp, bao gồm cả tích hợp với Office 365.

Vậy, chọn Microsoft Teams hay Zoom?

Rõ ràng là không có câu trả lời rõ ràng hay giải pháp tốt nhất nào cả, lựa chọn cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu tổ chức của bạn.

Trong nhiều trường hợp, Microsoft Teams và Zoom có thể kết hợp với nhau. Trên thực tế, chúng ta ngày càng thấy các doanh nghiệp lớn lựa chọn “tiêu chuẩn hóa” trên cả Team và Zoom. Microsoft Teams rất tuyệt vời để cộng tác nội bộ, trong khi Zoom thường được ưu tiên hơn khi cộng tác bên ngoài với khách hàng.

Qua phân tích những ưu điểm & nhược điểm của hai phần mềm trên, việc lựa chọn phần mềm nào trong thời gian tới đối với các trường còn phụ thuộc vào việc hỗ trợ của hai phần mềm. Đối với Microsoft team có những chính sách tốt hỗ trợ đối với các tổ chức giáo dục với giá 0 đồng nên việc chuyển đổi sang Microsoft Team đang là xu thế của các trường Đại học.

Trường ĐHCN Việt-Hung đã triển khai công tác kết nối với Microsoft thông qua tên miền giáo dục (viu.edu.vn) và đã được chấp thuận hiện đang triển khai đến toàn thể đội ngũ giảng viên từ tháng 8/2021, triển khai tạo tài khoản cho toàn thể sinh viên từ khóa 42 đến K45 cùng với hướng dẫn sử dụng để từng bước tiếp cận với việc sử dụng MS Team trong công tác giảng dạy. Đây cũng là xu thế của các trường Đại học tại Việt Nam cũng như các nước khác trên thế giới.

Như vậy theo dự kiến trường ĐHCN Việt-Hung sẽ dần dần từng bước chuyển đổi từ phần mềm Zoom sang Microsoft Team trong năm học 2021-2022 với những tính năng hoàn toàn miễn phí với các ứng dụng sau:

Microsoft Teams hoàn toàn miễn phí cho khối giáo dục. Đây cũng là ưu điểm mà các trường đại học đang hướng tới sử dụng các sản phẩm trong đó có Microsoft Teams có sẵn trong bản Office 365 Education A1 miễn phí. Do đó, các giảng viên/sinh viên có thể sử dụng bản quyền Microsoft Teams với các tính năng đầy đủ mà không tốn chi phí.

Nguồn tin: Từ trường ĐHCN Việt-Hung và thông tin trên website của hãng